Služby

Odborné zaměření i obsah programu určuje pořadatel, odborný garant nebo programový výbor. BOS.org podle jejich podkladů připraví organizační plán, sladí jednotlivé služby a hlídá návaznosti i termíny.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• návrh formátu, termínu, místa a rozsahu služeb;
• organizační koncepci, harmonogram a rozdělení odpovědností;
• sestavení rozpočtu, jeho průběžnou aktualizaci a přehled příjmů i nákladů;
• koordinaci týmu, dodavatelů i návaznosti jednotlivých služeb;
• průběžné informování pořadatele s podklady k rozhodnutí nebo schválení;
• řešení organizačních změn, průběžná kontrola a koordinace rozpočtu během příprav.

Odborné zaměření, přijetí příspěvků i konečnou podobu programu schvaluje pořadatel, odborný garant nebo programový výbor. BOS.org zajišťuje organizační, administrativní a technickou podporu celého procesu.

Pro správu aktivní účasti a práci programového výboru využíváme naši specializovanou online aplikaci.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• online přihlašování přednášek, posterů, abstraktů a dalších odborných podkladů;
• kontrolu úplnosti přihlášek včetně komunikace s autory;
• zpřístupnění příspěvků k odbornému posouzení včetně evidence rozhodnutí programového výboru;
• zařazení schválených příspěvků do jednotlivých dnů, sálů, sekcí a programových bloků;
• předání výsledků posouzení a dalších pokynů autorům;
• zpracování podkladů pro web, program, programovou brožuru, sborník abstraktů a další výstupy;
• administraci podkladů pro akreditaci či registraci vzdělávací akce včetně komunikace s příslušnými profesními institucemi.

Registrační formulář nastavíme podle struktury konkrétní akce. Účastníci mohou na jednom místě objednat registraci i navazující služby a získají potřebné informace před akcí.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• registraci jednotlivců i skupin včetně nastavení účastnických kategorií a poplatků;
• objednávky kurzů, ubytování, stravování, společenského programu a dalších služeb;
• správu osobních a fakturačních údajů, evidenci plateb i souvisejících dokladů;
• sledování kapacit, změn a storen;
• potvrzovací e-maily, informační zprávy a organizační podporu účastníků;
• účastnické seznamy, exporty i přehledy objednaných služeb;
• podklady pro jmenovky včetně dat potřebných k odbavení účastníků na místě.

Partnerské i výstavní možnosti nastavíme podle charakteru akce, prostoru a potřeb pořadatele. Podle dohodnutého rozsahu vyhledáme vhodné společnosti a cíleně je oslovíme.

Doprovodnou výstavu plánujeme tak, aby dobře navazovala na pohyb účastníků, občerstvení, bezpečnostní podmínky a technické požadavky.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• tvorba partnerských a výstavních nabídkových materiálů;
• výběr vhodných partnerů a vystavovatelů včetně jejich aktivního cíleného oslovení, komunikace;
• objednávkovou i smluvní administrativu, fakturaci a kontrolu úhrad;
• registraci zástupců firem a rezervaci výstavních ploch;
• návrh rozmístění stánků včetně koordinace provozních a technických požadavků;
• partnerské prezentace včetně označení partnerů na webu a v materiálech akce;
• organizační pokyny k instalaci a demontáži expozic, koordinaci s místem konání i dodavateli.

Při výběru místa posuzujeme kapacitu a variabilitu sálů, možnosti paralelního programu, velikost foyer i výstavních ploch, dostupnost občerstvení či ubytování, dopravní spojení a finanční podmínky.

Po rezervaci řešíme s místem konání uspořádání prostor i provoz tak, aby vše odpovídalo programu a objednaným službám.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• vyhledání a prověření vhodného hotelu, kongresového centra nebo jiného prostoru;
• jednání o podmínkách a rezervaci prostor;
• návrh využití sálů, foyer a výstavních ploch;
• kapacitní a provozní uspořádání s ohledem na množství a pohyb účastníků;
• rozmístění mobiliáře a navigačního značení;
• provozní harmonogram příprav, instalací a předání prostor;
• koordinaci s místem konání a jeho dodavateli.

Ubytování, stravování a doprovodné služby zajistíme pro účastníky, přednášející, významné hosty, partnery i organizační tým. Hlídáme kapacity i návaznost na odborný program.

Společenský nebo doprovodný program připravíme podle charakteru akce, místa konání i skladby účastníků.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• rezervaci ubytovacích kapacit, správu objednávek, obsazenosti, změn a storen;
• ubytování účastníků, přednášejících, významných hostů a dalších určených skupin;
• coffee breaky, obědy, večeře a další občerstvení včetně dietních požadavků;
• společenské večery a networkingová setkání;
• kulturní program a odborné nebo poznávací exkurze;
• dopravu a transfery související s odborným nebo doprovodným programem;
• koordinaci poskytovatelů těchto služeb a jejich časovou návaznost na program akce.

Na jednom místě zpřístupníme odborný program, registraci, informace k aktivní účasti, ubytování, stravování, doprovodnému programu i partnerství. Obsah webu a důležité termíny průběžně aktualizujeme.

Ze schválených podkladů připravíme textovou a grafickou podobu materiálů. Podle sjednaného rozsahu zajistíme sazbu, korektury, tisk, výrobu a dodání na místo konání. Odborný obsah programu a sborníku schvaluje pořadatel, odborný garant nebo programový výbor.

Účastníkům, přednášejícím a partnerům zasíláme potřebné informace ve správný čas. V pracovních dnech se na zveřejněných telefonních číslech dovolají přímo členům našeho týmu, nikoli automatické lince.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• strukturu webu, zpracování dodaného obsahu, propojení registrace a průběžné aktualizace;
• zveřejnění programu, informací k aktivní účasti, ubytování, stravování, dokumentů ke stažení a informací pro partnery;
• organizační pokyny pro přednášející, informace o změnách a důležitých termínech;
• informační e-maily, newslettery a osobní telefonickou podporu v pracovních dnech;
• grafické zpracování a sazbu pozvánek, programů, sborníků abstraktů nebo partnerských prezentací;
• grafické podklady pro jmenovky, vouchery, vstupenky, certifikáty a potvrzení;
• orientační materiály k označení sálů, registračních pracovišť a výstavních prostor;
• jazykové a předtiskové korektury, přípravu podkladů, tisk, výrobu i dodání materiálů v dohodnutém rozsahu.

Technické řešení přizpůsobíme místu, počtu i velikosti sálů, odbornému programu a způsobu prezentace. Podle potřeby provedeme technickou obhlídku. Následně připravíme podrobnou specifikaci i rozpočet.

Technická přípravna prezentací umožní přednášejícím odevzdat, upravit si a zkontrolovat aktuální podklady před jejich použitím v jednacích sálech.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• technickou obhlídku, návrh řešení, specifikaci a rozpočet;
• projekční, prezentační, zvukovou, osvětlovací a pódiovou techniku;
• prezentační počítače, plátna, monitory, mikrofony, časomíru, internetové připojení a další potřebné vybavení;
• instalaci, zkoušky, záložní řešení a demontáž techniky;
• odborný technický personál a obsluhu techniky v jednacích sálech;
• technickou přípravnu prezentací včetně příjmu, kontroly a předání podkladů do sálů;
• technickou podporu přednášejících;
• online přenos, záznam, hybridní účast, tlumočnickou nebo hlasovací techniku podle požadavků akce.

Ještě před zahájením ověříme připravenost prostor, pracovišť, sálů, techniky, výstavy, cateringu, značení i materiálů. Během akce koordinujeme sjednané služby. Případné provozní změny řešíme přímo s odpovědnými dodavateli.

Po skončení koordinujeme uzavření pracovišť, demontáže a předání prostor.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• kontrolu připravenosti prostor, pracovišť, materiálů a navigačního značení;
• zajištění organizačního týmu a koordinaci hostesek;
• registraci, odbavení, informační servis a evidenci účasti;
• samostatnou registraci a organizační podporu vystavovatelů;
• provoz pokladních míst pro platby kartou i v hotovosti;
• organizační servis v sálech, péči o přednášející, předsedající a dohled nad časovým průběhem programu;
• koordinaci místa konání, techniky, cateringu, výstavy, dopravy, doprovodného programu a dalších dodavatelů;
• průběžnou komunikaci s pořadatelem a odborným garantem včetně řešení provozních změn;
• uzavření pracovišť, koordinaci demontáží a předání prostor po skončení akce.

Na základě ověřené účasti připravíme konečné seznamy, certifikáty i údaje pro registrace na profesní komory nebo jiné instituce. Současně uzavřeme objednávky a fakturaci. Pořadateli poté předáme dohodnuté finanční i organizační výstupy.

Podle rozsahu spolupráce vyhodnotíme také zpětnou vazbu a připravíme doporučení pro další ročník.

Podle typu a rozsahu akce služba zahrnuje zejména:

• kontrolu skutečné účasti, konečné seznamy, statistiky a sjednané exporty;
• vystavení a distribuci certifikátů, potvrzení o účasti nebo o aktivní účasti;
• předání nebo vložení údajů pro evidenci kreditů či bodů podle pravidel příslušných profesních institucí;
• uzavření objednávek, fakturaci a kontrolu dodavatelského, partnerského i výstavního plnění;
• konečné finanční vyúčtování akce včetně přehledu příjmů, nákladů, záloh, pohledávek a závazků;
• závěrečné reporty pro partnery a vystavovatele včetně fotodokumentace;
• vyhodnocení dotazníků a zpětné vazby včetně doporučení pro další ročník;
• předání dohodnutých výstupů a závěrečné dokumentace pořadateli.