Zásady zpracování osobních údajů
BOS. org s. r. o. | webové stránky a registrační systém
| Položka | Údaj |
|---|---|
| Správce osobních údajů | BOS. org s.r.o., IČ 64049876, DIČ CZ64049876, se sídlem Kekulova 615/38, 400 01 Ústí nad Labem |
| Kontakt pro ochranu osobních údajů | ochrana@bos-congress.cz |
| Web | www.bos-congress.cz |
| Verze dokumentu | 2026-06 |
| Účinnost | 16. 6. 2026 |
1. Účel dokumentu
Tento dokument vysvětluje, jak společnost BOS. org s.r.o. jako správce osobních údajů zpracovává osobní údaje osob, které používají webové stránky a registrační systém, vytvářejí si uživatelský účet, registrují se na odborné akce, podávají přihlášku k aktivní účasti, komunikují se společností BOS. org nebo odebírají informace o odborných akcích.
Dokument slouží ke splnění informační povinnosti podle čl. 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR). Zpracování osobních údajů probíhá také v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, účetními a daňovými předpisy a dalšími souvisejícími právními předpisy.
Vytvoření uživatelského účtu, registrace na akci ani přihláška k aktivní účasti nejsou souhlasem se zpracováním osobních údajů. V těchto případech zpracováváme údaje zejména proto, abychom mohli poskytnout požadovanou službu, zajistit organizaci akce, komunikovat s účastníky, vystavit doklady, plnit zákonné povinnosti a chránit právní nároky. Souhlas používáme pouze tam, kde je zpracování skutečně dobrovolné, například u newsletteru, volitelných cookies nebo dobrovolně poskytnutých citlivějších údajů.
2. Koho se zásady týkají
- návštěvníků webových stránek BOS. org;
- osob, které používají formulář „Vytvořit uživatelský účet“;
- účastníků, kteří používají formulář „Registrace na akci“;
- autorů, přednášejících a spoluautorů, kteří používají formulář „Přihláška k aktivní účasti“;
- plátců, objednatelů, zaměstnavatelů nebo kontaktních osob účastníků;
- zástupců odborných společností, partnerů, vystavovatelů, dodavatelů, hotelů a dalších spolupracujících subjektů;
- osob zachycených v běžné fotodokumentaci nebo videozáznamu z odborné akce;
- osob, které společnosti BOS. org zašlou dotaz, žádost, reklamaci nebo jinou komunikaci;
- osob, které souhlasily se zasíláním informací o odborných akcích a souvisejících službách.
3. Jaké osobní údaje zpracováváme
| Kategorie údajů | Příklady údajů |
|---|---|
| Identifikační a profesní údaje | titul, jméno, příjmení, pracoviště, pozice nebo funkce, specializace, medicínský nebo odborný obor, profesní organizace, identifikace plátce nebo objednatele. |
| Kontaktní údaje | e-mail, telefon, kontaktní adresa, doručovací adresa, adresa pracoviště. |
| Fakturační a platební údaje | fakturační adresa, IČ, DIČ, číslo objednávky, číslo faktury, variabilní symbol, částka, informace o úhradě, bankovní spojení a údaje potřebné pro účetnictví a daně. |
| Údaje k uživatelskému účtu | přihlašovací e-mail, uživatelské jméno, datum vytvoření účtu, historie přihlášení v nezbytném rozsahu, nastavení účtu a potvrzení seznámení se zásadami. |
| Údaje k registraci na akci | název akce, typ účasti, vybrané kurzy nebo workshopy, doprovodný program, ubytování nebo stravování, platby, vystavené doklady, QR kód nebo vstupenka, potvrzení účasti a certifikát. |
| Údaje k aktivní účasti | název sdělení, abstrakt, autoři a spoluautoři, pracoviště, kontaktní osoba, prezentace, životopis, fotografie přednášejícího, technické požadavky a údaje potřebné pro honorář nebo cestovní náhrady, pokud jsou poskytovány. |
| Komunikace | e-maily, zprávy z formulářů, poznámky z telefonátů, žádosti, reklamace, požadavky na změny registrace a organizační pokyny. |
| Fotografie a video | běžná dokumentace z průběhu akce, záběry sálu, panelů, přednášejících, vystavovatelů a společenských částí akce. |
| Technické údaje | IP adresa, datum a čas akce v systému, user-agent prohlížeče, typ zařízení, systémové logy a údaje o udělení nebo odvolání souhlasů. |
| Dobrovolně poskytnuté citlivější údaje | zejména informace o alergii, dietním omezení, zdravotním omezení nebo požadavku na asistenci, pokud je osoba sama uvede kvůli zajištění stravy, bezpečnosti nebo přístupnosti akce. |
Kopie dokladů totožnosti nezpracováváme, pokud k tomu v konkrétní situaci nevznikne zvláštní zákonný nebo smluvní důvod. Datum narození vyžadujeme pouze tehdy, pokud je pro danou službu, potvrzení nebo doklad skutečně nezbytné.
4. Účely a právní základy zpracování
| Účel | Právní základ | Poznámka |
|---|---|---|
| Vytvoření uživatelského účtu | plnění smlouvy nebo opatření před uzavřením smlouvy; oprávněný zájem na správě účtů a bezpečnosti systému | Při vytvoření účtu uživatel potvrzuje seznámení se zásadami. Nejde o souhlas se zpracováním osobních údajů. |
| Registrace na akci | plnění smlouvy nebo opatření před uzavřením smlouvy; plnění zákonných povinností; oprávněný zájem | Údaje jsou nutné k registraci, organizační komunikaci, vystavení dokladů, kontrole plateb, vstupu na akci a vydání potvrzení nebo certifikátu. |
| Přihláška k aktivní účasti | plnění smlouvy nebo opatření před uzavřením smlouvy; oprávněný zájem; případně souhlas u dobrovolných nadstandardních údajů | Údaje mohou být použity pro sestavení a zveřejnění odborného programu, sborníku, webu akce a komunikaci s autory a přednášejícími. |
| Fakturace, účetnictví a daně | plnění zákonné povinnosti | Zpracování vyplývá zejména z účetních a daňových předpisů. |
| Komunikace s účastníky a zákazníky | plnění smlouvy; oprávněný zájem | Organizační pokyny, potvrzení, změny programu, technické informace, odpovědi na dotazy a reklamace. |
| Evidence účasti a certifikáty | plnění smlouvy; oprávněný zájem; případně plnění požadavků odborné společnosti nebo profesního vzdělávání | Údaje slouží k doložení účasti na odborné akci a k vystavení potvrzení. |
| Ochrana právních nároků a řešení sporů | oprávněný zájem | Uchování nezbytné dokumentace pro případ reklamací, kontrol, sporů nebo vymáhání pohledávek. |
| Bezpečnost webu a registračního systému | oprávněný zájem; plnění zákonné povinnosti, pokud dopadá | Systémové logy a bezpečnostní záznamy slouží k ochraně účtů, dat a služeb. |
| Běžná dokumentace akcí fotografiemi a videem | oprávněný zájem | Záznamy slouží k dokumentaci odborné akce, archivaci a přiměřené propagaci činnosti BOS. org. U výrazných individuálních propagačních výstupů může být vyžádán souhlas. |
| Newsletter osobám, které nejsou zákazníky | souhlas | Souhlas je dobrovolný, nepředzaškrtnutý a lze jej kdykoli odvolat. |
| Obchodní sdělení stávajícím zákazníkům o obdobných akcích a službách | oprávněný zájem v návaznosti na § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. | Používá se pouze pro vlastní obdobné akce a služby BOS. org, pokud měl zákazník možnost zasílání odmítnout a může jej odmítnout v každém dalším sdělení. |
| Volitelné cookies, analytika a marketingové nástroje | souhlas | Nezbytné technické cookies nevyžadují souhlas. Analytické a marketingové cookies se používají podle nastavení cookies lišty. |
Poskytnutí osobních údajů potřebných pro vytvoření uživatelského účtu, registraci na akci, přihlášku k aktivní účasti, fakturaci nebo organizační komunikaci je smluvním nebo zákonným požadavkem. Bez těchto údajů nemusí být možné účet vytvořit, registraci dokončit, účast na akci zajistit, vystavit doklad nebo vyřídit požadovanou službu. Dobrovolné údaje, například marketingový souhlas, volitelné cookies nebo některé individuální požadavky, nejsou povinné.
5. Vytvoření uživatelského účtu
Formulář „Vytvořit uživatelský účet“ slouží k založení přístupu do registračního systému BOS. org. Údaje zadané při vytvoření účtu používáme pro identifikaci uživatele, správu účtu, opakované přihlášení, bezpečnost účtu a zjednodušení dalších registrací.
Při vytvoření účtu uživatel potvrzuje, že se seznámil se Zásadami zpracování osobních údajů. Toto potvrzení není souhlasem se zpracováním osobních údajů a nelze jej zaměňovat s marketingovým souhlasem.
6. Registrace na akci
Formulář „Registrace na akci“ slouží k přihlášení na konkrétní odbornou akci, konferenci, kongres, sympozium, seminář, kurz, workshop nebo doprovodný program. Osobní údaje používáme k provedení registrace, kontrole platby, vystavení účetních dokladů, organizační komunikaci, vydání vstupenky nebo QR kódu, zajištění účasti na místě a případnému vystavení potvrzení o účasti.
Pokud je plátcem nebo objednatelem zaměstnavatel, nemocnice, pracoviště nebo jiná právnická osoba, zpracováváme také nezbytné údaje této osoby a jejích kontaktních osob.
7. Přihláška k aktivní účasti
Formulář „Přihláška k aktivní účasti“ slouží k přihlášení přednášky, posteru, kurzu, workshopu nebo jiné odborné části programu. Údaje uvedené v přihlášce můžeme použít pro komunikaci s autory, posouzení a zařazení sdělení, sestavení programu, zveřejnění programu na webu a v tištěných nebo elektronických materiálech akce, tvorbu sborníku, administraci honorářů nebo náhrad a archivaci odborného programu.
Uvedení jména, titulů, pracoviště, názvu sdělení, abstraktu a spoluautorů je u aktivní účasti obvykle nezbytné pro účast v odborném programu. Pokud autor poskytne fotografii, životopis nebo jiné doplňující materiály, zpracováváme je v rozsahu potřebném pro program a komunikaci akce nebo na základě samostatného souhlasu, pokud jde o nadstandardní propagační použití.
8. Newsletter a obchodní sdělení
Informace o odborných akcích, konferencích, seminářích, kurzech a souvisejících službách zasíláme dvěma způsoby:
- osobám, které nejsou našimi zákazníky, pouze na základě dobrovolného souhlasu;
- stávajícím zákazníkům můžeme zasílat informace o vlastních obdobných akcích a službách také na základě oprávněného zájmu a zákaznického režimu podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., pokud měli možnost zasílání odmítnout a tuto možnost mají v každém dalším sdělení. U stávajících zákazníků využíváme tento režim pouze tehdy, pokud jsme elektronický kontakt získali v souvislosti s poskytnutím služby, jde o vlastní obdobné akce nebo služby BOS. org a zákazník měl možnost zasílání odmítnout již při získání kontaktu i v každém dalším obchodním sdělení.
Pokud osoba odmítne zasílání obchodních sdělení nebo odvolá marketingový souhlas, uchováváme její e-mailovou adresu v nezbytném rozsahu v evidenci odhlášených kontaktů, abychom zajistili, že jí obchodní sdělení nebudou znovu zasílána.
Každé obchodní sdělení obsahuje jasné označení odesílatele a jednoduchou možnost odhlášení. Odvolání marketingového souhlasu nebo odmítnutí obchodních sdělení nemá vliv na zpracování údajů nutné pro registraci, účetnictví, zákonné povinnosti, vyřízení účasti na akci nebo ochranu právních nároků.
9. Fotografie a video z akcí
Na akcích pořádaných nebo organizačně zajišťovaných společností BOS. org může být pořizována přiměřená fotodokumentace a videozáznam za účelem dokumentace průběhu akce, archivace, informování odborné veřejnosti a přiměřené propagace činnosti BOS. org a dané akce.
Běžné záběry sálu, přednášek, panelů, výstavních prostor, přednášejících a účastníků zpracováváme zpravidla na základě oprávněného zájmu. Pokud by mělo jít o individuální propagační portrét, rozhovor, placenou reklamní kampaň nebo jiné výrazné použití konkrétní osoby, vyžádáme si podle okolností samostatný souhlas nebo jiný odpovídající právní základ.
O pořizování běžné fotodokumentace nebo videozáznamu mohou být účastníci informováni také při registraci, v pokynech k akci nebo viditelným oznámením v místě konání akce. Pokud si osoba nepřeje být zachycena na individuálním záběru, může se obrátit na organizátora akce.
Osoba, která si nepřeje být na konkrétním zveřejněném záběru, nás může kontaktovat na e-mailu ochrana@bos-congress.cz. Námitku posoudíme podle konkrétní situace a oprávněných důvodů zpracování.
10. Individuální požadavky, diety, alergie a zdravotní omezení
V registračním systému může být možné dobrovolně uvést dietní omezení, alergii, zdravotní omezení nebo požadavek na přístupnost či asistenci. Tyto informace požadujeme pouze tehdy, pokud jsou potřebné pro zajištění stravy, bezpečnosti nebo přístupnosti akce.
Běžná stravovací preference nemusí být zvláštní kategorií osobních údajů. Pokud však uvedená informace vypovídá o zdravotním stavu, například alergii, onemocnění nebo zdravotním omezení, jedná se o zvláštní kategorii osobních údajů.
Takový údaj zpracováváme pouze na základě výslovného dobrovolného souhlasu osoby, která jej uvedla, a pouze v nezbytném rozsahu pro zajištění stravy, bezpečnosti nebo přístupnosti akce. Údaj předáváme jen těm příjemcům, kteří jej nezbytně potřebují pro zajištění služby, například cateringu nebo hotelu, a pokud možno bez zbytečné identifikace osoby.
11. Komu můžeme osobní údaje předat
Osobní údaje předáváme pouze v nezbytném rozsahu. Příjemci mohou být zejména:
- provozovatelé registračního systému, webhostingu, e-mailových služeb, platebních bran a IT podpory;
- hotely, kongresová centra, pronajímatelé prostor, catering, technické agentury, produkční a registrační personál;
- odborné společnosti, vědecké výbory, garanti a spoluorganizátoři akce, pokud je to nezbytné pro program a organizaci akce;
- účetní, daňoví poradci, auditoři, právní poradci a pojišťovny;
- dopravci, tiskárny, grafici, dodavatelé certifikátů, badge, vstupenek a dalších organizačních služeb;
- orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis nebo oprávněná kontrola.
Osobní údaje nepředáváme partnerům, vystavovatelům ani jiným třetím osobám pro jejich vlastní marketing, pokud k tomu není samostatný právní důvod nebo výslovný souhlas dotčené osoby.
12. Předávání údajů mimo EU/EHP
Osobní údaje primárně zpracováváme v České republice a v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru. Pokud by některý technický dodavatel zpracovával údaje mimo EU/EHP, zajistíme odpovídající právní záruky podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jiný zákonný mechanismus.
13. Jak dlouho údaje uchováváme
| Typ údajů | Obvyklá doba uchování |
|---|---|
| Údaje k uživatelskému účtu | po dobu trvání účtu; po zrušení účtu pouze v rozsahu nezbytném pro doložení registrací, plateb, dokladů, právních nároků nebo zákonných povinností. |
| Údaje k registraci na akci | po dobu organizace akce a následně zpravidla 5 let od skončení akce nebo posledního smluvního vztahu, pokud není nutné delší uchování kvůli zákonným povinnostem, kontrole nebo právním nárokům. |
| Účetní a daňové doklady | po zákonem stanovenou dobu, zpravidla 10 let. |
| Údaje k aktivní účasti a odbornému programu | po dobu přípravy a konání akce; program, sborník a odborný archiv mohou být uchovávány déle jako dokumentace odborné akce. |
| Marketingový souhlas | do odvolání souhlasu; záznam o udělení nebo odvolání souhlasu uchováváme po dobu nezbytnou k prokázání právního základu. E-mailovou adresu osoby, která souhlas odvolala nebo zasílání odmítla, můžeme uchovávat v nezbytném rozsahu v evidenci odhlášených kontaktů, abychom zajistili, že jí obchodní sdělení nebudou znovu zasílána. |
| Obchodní sdělení zákazníkům v režimu opt-out | do odmítnutí zasílání; záznam o odmítnutí uchováváme po dobu nezbytnou k tomu, abychom zákazníka znovu neoslovovali v rozporu s jeho vůlí. |
| Dobrovolně poskytnuté citlivější údaje | pouze po dobu nezbytnou k zajištění konkrétní služby, typicky po dobu přípravy a konání akce; poté jsou vymazány nebo anonymizovány, není-li nutné uchování kvůli incidentu nebo právnímu nároku. |
| Bezpečnostní a systémové logy | po dobu nezbytnou k zajištění bezpečnosti, vyšetření incidentů a prokázání provedených úkonů, zpravidla v řádu měsíců; auditní záznamy souhlasů a potvrzení se uchovávají déle, pokud je to nutné k prokázání právního základu. |
| Fotografie a video | po dobu přiměřenou účelu dokumentace a propagace akce; běžný archiv akcí může být uchováván déle, pokud nepřevažují práva a zájmy konkrétní osoby. |
14. Potvrzení seznámení a evidence souhlasů
U formulářů „Vytvořit uživatelský účet“, „Registrace na akci“ a „Přihláška k aktivní účasti“ evidujeme potvrzení, že se osoba seznámila se Zásadami zpracování osobních údajů. Toto potvrzení není marketingový souhlas.
U skutečných souhlasů, zejména newsletteru a dobrovolně poskytnutých citlivějších údajů, evidujeme datum a čas udělení, zdroj nebo formulář, verzi textu souhlasu, IP adresu, user-agent, rozsah souhlasu a případné datum odvolání. Historie se nepřepisuje; uchovává se po dobu nezbytnou k prokázání právního základu, splnění zákonných povinností a ochraně právních nároků.
15. Cookies a obdobné technologie
Webové stránky mohou používat technické cookies nezbytné pro fungování webu a registračního systému. Tyto cookies nevyžadují souhlas. Pokud web používá analytické, preferenční nebo marketingové cookies, používají se pouze podle nastavení uživatele v cookies liště a podle samostatných Informací o cookies.
Volitelné cookies, zejména analytické a marketingové, se nespouštějí před udělením souhlasu.
Uživatel musí mít možnost volitelné cookies odmítnout stejně jednoduše, jako je přijmout. Volitelné cookies nesmí být předem aktivované.
16. Práva subjektů údajů
Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR ani profilování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky pro subjekt údajů.
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:
- právo na přístup k osobním údajům;
- právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
- právo na výmaz, pokud jsou splněny podmínky podle GDPR;
- právo na omezení zpracování;
- právo na přenositelnost údajů, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně;
- právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně námitky proti přímému marketingu;
- právo kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním;
- právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Žádosti a dotazy k ochraně osobních údajů můžete zasílat na e-mail ochrana@bos-congress.cz nebo písemně na adresu sídla společnosti Kekulova 615/38, 400 01 Ústí nad Labem.
17. Aktualizace zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně registračního systému, webu, poskytovaných služeb, právních předpisů nebo způsobů zpracování osobních údajů. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu BOS. org s.r.o.