Obchodní podmínky

1. Rozsah a použití obchodních podmínek

Tyto obchodní podmínky (dále jen „OP“) upravují registraci na odborné akce a objednávání souvisejících služeb prostřednictvím webových stránek a registračního systému společnosti BOS .org s.r.o. (dále jen „BOS“). Akcí se rozumí zejména kongres, konference, sympozium, seminář, kurz, workshop.

Údaje o konkrétní akci, zejména její název, termín, místo, program, ceny, obsah služeb, platební podmínky a kapacity, jsou součástí nabídky příslušné akce. Individuální jsou pouze storno podmínky příslušné akce, které určují lhůty a poplatky při zrušení registrace nebo služby. V otázkách storna mají přednost před těmito OP.

Smluvní strana poskytující objednávané plnění je vždy uvedena před odesláním registrace nebo objednávky. Je-li jako poskytovatel nebo příjemce platby uvedena BOS, je smluvní stranou BOS. Je-li uveden jiný pořadatel, jedná BOS jako jeho pověřený organizační sekretariát; smluvní stranou je označený pořadatel a tyto OP se použijí v rozsahu, v jakém na ně jeho nabídka odkazuje.

2. Účastník, objednatel a plátce

Účastníkem je fyzická osoba přihlášená na akci. Objednatelem je osoba, která registraci nebo objednávku odesílá; může jím být účastník, zaměstnavatel, zdravotnické zařízení nebo jiná osoba. Plátcem je osoba uvedená ve fakturačních údajích.

Objednatel, který jedná za účastníka nebo plátce, potvrzuje, že je oprávněn objednávku učinit a předat potřebné údaje. Odpovídá za to, že účastníka seznámí s podmínkami účasti a předá mu organizační informace. Tím není dotčena odpovědnost účastníka za dodržování pravidel akce.

3. Uživatelský účet a správnost údajů

Pro registraci může být vyžadováno vytvoření uživatelského účtu. Uživatel chrání své přístupové údaje, neposkytne je třetí osobě a bez zbytečného odkladu oznámí BOS podezření na jejich zneužití.

Uživatel, účastník a objednatel uvádějí pravdivé, úplné a aktuální údaje a kontrolují zejména e-mailovou adresu, jméno pro jmenovku a certifikát, výběr služeb a fakturační údaje. BOS neodpovídá za následky prokazatelně způsobené nesprávnými nebo neaktuálními údaji, pokud je sama nezavinila.

4. Registrace, objednávka a vznik smluvního vztahu

Před odesláním registrace nebo doobjednávky má objednatel možnost zkontrolovat zvolené služby, konečnou cenu a zadané údaje, opravit chyby a seznámit se s těmito OP a storno podmínkami příslušné akce.

Smluvní vztah vzniká doručením potvrzení o přijetí registrace účastníkovi, a to automatickým potvrzovacím e-mailem z registračního systému nebo individuálním potvrzením zaslaným společností BOS. org s.r.o.. Od tohoto okamžiku je registrace pro obě strany závazná.

BOS může před vznikem smlouvy objednávku odmítnout zejména při vyčerpání kapacity, duplicitě,  neúplných údajích nebo jiných závažných organizačních či technických důvodů. Po uzavření smlouvy může registraci zrušit pouze z důvodů uvedených v těchto OP, storno podmínkách nebo právních předpisech.

5. Účastnické poplatky, ceny, platby a fakturace

Výše účastnických poplatků a dalších cen je stanovena vždy u konkrétní akce.

Ceny mohou být uvedeny včetně nebo bez DPH podle povahy služby a platných právních předpisů. Konkrétní informace o ceně, DPH, rozsahu služby a způsobu platby jsou uvedeny na webu akce, ve výzvě k platbě, na zálohové faktuře, daňovém dokladu nebo v potvrzení registrace.

Úhrada probíhá způsobem uvedeným u konkrétní akce, zejména bankovním převodem, platební bránou nebo jiným stanoveným způsobem.

Cena je splatná způsobem a ve lhůtě uvedené v nabídce, potvrzení objednávky nebo platebním dokladu. Při prodlení může BOS po předchozím upozornění registraci nebo neuhrazenou službu zrušit a uvolnit kapacitu; vypořádání se řídí storno podmínkami příslušné akce a právními předpisy.

Doklady se vystavují podle údajů zadaných objednatelem. Změnu již vystaveného dokladu BOS provede, umožňují-li ji právní předpisy a povaha požadované změny. Objednatel je povinen oznámit chybu bez zbytečného odkladu.

6. Doobjednávky a omezená kapacita

Další služby lze doobjednat pouze po dobu jejich dostupnosti. Doobjednávka je samostatnou objednávkou a vznik smlouvy se řídí článkem 4. BOS negarantuje dostupnost ubytování, stravování, kurzů, workshopů, společenského programu ani jiných kapacitně omezených služeb před jejich potvrzením.

7. Storno

Storno podmínky se mohou u jednotlivých akcí lišit podle typu akce, termínu konání, místa konání, podmínek hotelu, kongresového centra, cateringu, ubytování, společenského programu, kurzů, workshopů nebo dalších dodavatelů.

Konkrétní storno podmínky jsou vždy uvedeny u příslušné akce na webu akce v sekci Storno podmínky nebo Storno poplatky.

Storno podmínky konkrétní akce obsahují zejména lhůty pro zrušení registrace, výši storno poplatků, podmínky vrácení plateb, podmínky storna ubytování, stravování, kurzů, workshopů, společenského programu a dalších služeb.

Storno podmínky uvedené u konkrétní akce mají přednost před obecnými ustanoveními těchto obchodních podmínek.

Účastník je povinen se se storno podmínkami konkrétní akce seznámit před odesláním registrace nebo doobjednávky.

Storno registrace nebo objednané služby může účastník provést ve svém uživatelském účtu v části „Registrace na akci“. Pokud storno prostřednictvím uživatelského účtu není možné, musí být provedeno způsobem uvedeným u konkrétní akce, zpravidla písemně e-mailem na kontaktní adresu organizačního sekretariátu. Rozhodující je datum a čas provedení storna v registračním systému, případně datum doručení storna organizátorovi.

Neúčast na akci bez řádného storna nezakládá nárok na vrácení účastnického poplatku nebo ceny objednané služby.

Vrácení plateb se řídí vždy storno podmínkami konkrétní akce.

V případě storna může být z vracené částky odečten administrativní poplatek, pokud je uveden u konkrétní akce nebo ve storno podmínkách konkrétní akce.

8. Právo spotřebitele odstoupit od smlouvy

Zrušení registrace nebo objednané služby poskytované v konkrétním termínu nebo období, zejména účasti na akci, ubytování, stravování, doprovodného či společenského programu, kurzu nebo workshopu, se řídí storno podmínkami a storno poplatky příslušné akce.

Bezplatné storno je možné pouze tehdy, pokud je výslovně umožňují storno podmínky příslušné akce. Tím nejsou dotčena práva účastníka vyplývající z právních předpisů.

9. Změna účastníka

Převod registrace na náhradníka je možný jen s předchozím souhlasem BOS. BOS změnu umožní, nebrání-li tomu pravidla akce, akreditace, personalizované plnění, kapacita, požadavky dodavatele nebo nepřiměřené administrativní či časové překážky. Případný poplatek musí být uveden před potvrzením změny.

10. Ubytování, stravování a další služby

Rozsah, cena a poskytovatel ubytování, stravování, dopravy, parkování, kurzů, workshopů, společenského programu a dalších služeb jsou uvedeny u příslušné akce. Účastník dodržuje provozní, bezpečnostní a ubytovací pravidla příslušného zařízení.

Uzavírá-li účastník smlouvu na konkrétní službu přímo s hotelem, dopravcem, provozovatelem parkoviště nebo jiným dodavatelem, odpovídá za ni tento dodavatel. Prodává-li službu vlastním jménem BOS, odpovídá za řádné splnění i tehdy, využije-li dodavatele; její zákonnou odpovědnost nelze vyloučit odkazem na třetí osobu.

Informace o parkování je pouze informací o možnosti parkování, není-li výslovně uvedeno, že je parkovací místo součástí objednané služby. Za vozidlo a věci v něm odpovídá provozovatel parkoviště v rozsahu právních předpisů a svých podmínek.

11. Individuální požadavky a zdravotní způsobilost

Účastník posoudí, zda mu zdravotní stav dovoluje účast na akci a jejích programech. Potřebu bezbariérového přístupu, asistence, dietního opatření nebo jiný důležitý požadavek oznámí včas způsobem uvedeným u akce.

BOS vyvine přiměřené úsilí požadavku vyhovět, nemůže však zaručit splnění požadavku oznámeného pozdě nebo závislého na objektivních možnostech místa konání či dodavatele. Podrobnosti o zpracování takových údajů upravují samostatné Zásady zpracování osobních údajů.

12. Pravidla účasti a vyloučení účastníka

Účastník dodržuje právní předpisy, pokyny organizátora a místa konání, pravidla bezpečnosti, ochrany zdraví a nerušeného průběhu akce. Nesmí ohrožovat jiné osoby, poškozovat majetek, narušovat program ani bez oprávnění pořizovat nebo šířit obsah porušující práva třetích osob.

Při závažném nebo opakovaném porušení může být účastník po upozornění z akce vyloučen; předchozí upozornění není nutné, vyžaduje-li okamžitý zásah bezpečnost osob nebo ochrana majetku. Vyloučení z důvodu na straně účastníka nezakládá nárok na vrácení ceny a není dotčeno právo na náhradu způsobené škody.

13. Osobní věci, pojištění a odpovědnost účastníka

BOS nezajišťuje účastníkům úrazové, cestovní, zdravotní, odpovědnostní ani majetkové pojištění, není-li u akce výslovně uvedeno jinak. Účastník si chrání osobní věci, doklady, elektroniku, zavazadla a cennosti.

BOS neodpovídá za věci ponechané bez dozoru nebo mimo určenou šatnu či úschovu, ledaže odpovědnost vyplývá ze zákona nebo BOS věc převzala. Za škodu způsobenou účastníkem odpovídá účastník podle právních předpisů.

14. Změny programu, místa a formy akce

BOS může z odborných, provozních, bezpečnostních, kapacitních nebo technických důvodů přiměřeně změnit program, časový harmonogram, přednášející nebo organizační zajištění, pokud tím není podstatně snížena hodnota objednaného plnění.

Při podstatné změně termínu, města, formy konání nebo rozsahu placeného plnění BOS účastníka bez zbytečného odkladu informuje a nabídne přiměřené řešení. Neakceptuje-li účastník podstatnou změnu, může dotčenou službu zrušit a má nárok na vrácení ceny za neposkytnuté plnění. Dílčí změna programu nebo přednášejícího sama o sobě důvodem k vrácení ceny není, uskuteční-li se akce v podstatném rozsahu.

15. Zrušení akce a vyšší moc

Je-li akce zrušena bez náhradního plnění, vrátí smluvní strana platby za neposkytnuté služby, zpravidla do 30 dnů od oznámení zrušení. Náhradní termín, on-line forma, převedení registrace nebo jiné plnění lze účastníkovi nabídnout; přijetí náhradního plnění je dobrovolné, jde-li o podstatnou změnu.

BOS neodpovídá za porušení povinnosti způsobené mimořádnou, nepředvídatelnou a nepřekonatelnou překážkou vzniklou nezávisle na její vůli, zejména rozhodnutím orgánu veřejné moci, živelní událostí, epidemií, bezpečnostní hrozbou nebo závažným výpadkem infrastruktury. Platební vypořádání za neposkytnuté služby se i v takovém případě řídí právními předpisy; BOS může zohlednit již řádně poskytnutá samostatná plnění.

BOS nehradí navazující náklady, které si účastník sjednal mimo objednávku u BOS, zejména samostatně zakoupenou dopravu, ubytování nebo pojištění, ledaže škodu způsobila porušením své povinnosti a odpovědnost nelze podle zákona vyloučit.

16. Certifikáty, potvrzení a kredity

Certifikát, potvrzení o účasti nebo kredity se vydávají jen tehdy, je-li to u akce uvedeno, a účastník splní podmínky skutečné účasti, evidence přítomnosti a požadavky odborného garanta nebo akreditační autority. BOS neodpovídá za nevydání způsobené nesplněním těchto podmínek nebo nesprávnými údaji účastníka.

17. Aktivní účast a podklady

Osoba přihlašující přednášku, poster, abstrakt, prezentaci nebo jiný příspěvek odpovídá za jeho správnost, zákonnost a za vypořádání práv třetích osob. Poskytnutím podkladu uděluje BOS a pořadateli nevýhradní oprávnění užít jej v nezbytném rozsahu pro posouzení, sestavení programu, technické zajištění, sborník, aplikaci a zveřejnění výstupů akce, včetně uvedení jména autora; tím nejsou dotčeny zvláštní pokyny akce.

BOS může nezařadit nebo vyřadit podklad dodaný po termínu, neúplný, technicky nepoužitelný, v rozporu s pokyny nebo důvodně podezřelý z porušení práv třetích osob. Nezbytnou redakční či technickou úpravu provede bez změny odborného smyslu, je-li to možné.

18. Odpovědnost BOS

BOS odpovídá za řádné organizační zajištění služeb v rozsahu uvedeném u konkrétní akce.

BOS neodpovídá za nesprávné údaje uvedené účastníkem nebo objednatelem, za nesplnění povinností účastníka, za služby třetích osob v rozsahu, v jakém za ně odpovídá příslušný dodavatel, ani za okolnosti způsobené vyšší mocí.

Účastník je povinen dodržovat organizační, bezpečnostní a provozní pokyny organizátora, místa konání, hotelu, kongresového centra nebo jiného dodavatele. Účastník odpovídá za škodu, kterou způsobí porušením svých povinností, právních předpisů nebo pokynů organizátora. Tímto ustanovením není dotčena odpovědnost BOS za škodu, kterou nelze podle platných právních předpisů vyloučit nebo omezit

19. Reklamace a práva z vadného plnění

Objednatel nebo účastník může vytknout vadu služby a uplatnit právo z vadného plnění e-mailem na info@bos-congress.cz nebo písemně v sídle BOS, v době konání akce – přímo u registračního místa v místě jednání. Uvede své jméno, kontakt, název akce, objednávku, popis vady, kdy se projevila, a požadovaný způsob vyřízení; přiloží dostupné podklady.

Reklamaci je třeba uplatnit bez zbytečného odkladu po zjištění vady. Podle povahy vady lze požadovat zejména její odstranění, doplnění plnění, přiměřenou slevu nebo odstoupení od smlouvy, jsou-li splněny zákonné podmínky.

Spotřebiteli BOS při uplatnění reklamace vydá potvrzení s údaji vyžadovanými zákonem. O reklamaci rozhodne ihned, ve složitých případech do tří pracovních dnů; do této doby se nezapočítává přiměřená doba potřebná k odbornému posouzení. Reklamace včetně odstranění vady bude vyřízena a spotřebitel informován nejpozději do 30 dnů od uplatnění, nedohodnou-li se strany na delší lhůtě. O způsobu vyřízení nebo důvodech zamítnutí obdrží spotřebitel potvrzení.

20. Elektronická komunikace

BOS komunikuje zejména na e-mail uvedený v účtu nebo objednávce. Objednatel zajistí jeho správnost a dostupnost a kontroluje také složku nevyžádané pošty. Potvrzení objednávky, platební doklady, organizační pokyny a oznámení změn jsou zasílány elektronicky.

E-mailová korespondence může obsahovat odkazy na obchodní podmínky, storno podmínky konkrétní akce, Zásady zpracování osobních údajů, odhlášení z newsletteru a informace o cookies.

21. Newsletter a organizační zprávy

Příjemce se může kdykoliv odhlásit z newsletteru a obchodních sdělení. Odhlášením přestane dostávat informace o připravovaných akcích a pozvánky na ně. Odhlášení nemá vliv na nezbytné organizační zprávy ke konkrétní registraci, platbě, ubytování nebo jiné objednané službě.

22. Mimosoudní řešení spotřebitelských sporů

Případné spory vzniklé v souvislosti s registrací, objednávkou služeb nebo účastí na akci se BOS snaží řešit přednostně smírnou cestou.

Je-li účastník nebo objednatel spotřebitelem, může se v případě spotřebitelského sporu, který se nepodaří vyřešit dohodou, obrátit na Českou obchodní inspekci jako subjekt mimosoudního řešení spotřebitelských sporů.

Není-li účastník nebo objednatel spotřebitelem, budou případné spory řešeny podle právního řádu České republiky příslušnými soudy České republiky.

Právo stran obrátit se na příslušný soud není dotčeno.

23. Závěrečná ustanovení

Právní vztahy se řídí právním řádem České republiky. U spotřebitele tím nejsou dotčena kogentní práva, která mu poskytuje právo státu jeho obvyklého bydliště.

Pro každou registraci nebo doobjednávku je rozhodující znění OP a storno podmínek, s nimiž objednatel souhlasil při jejím odeslání. Pozdější změna OP se na již uzavřenou smlouvu nepoužije, ledaže se strany dohodnou jinak nebo změnu vyžaduje právní předpis.

Je-li některé ustanovení neplatné nebo neúčinné, nemá to vliv na ostatní ustanovení. Tyto OP jsou účinné od 1. 8. 2026.

24. Účinnost dokumentu

Tyto obchodní podmínky jsou účinné od: 1.08.2026